Von internem Engpass zur strukturierten IT-Lösung

Cobotec als externe IT-Abteilung bei Walter Nagel

Walter Nagel GmbH & Co. KG ist ein spezialisierter Anbieter von Digitalisierungslösungen für Bibliotheken, Archive und Museen. Die IT wurde über viele Jahre intern betreut – nebenbei durch einen Entwickler aus dem eigenen Haus.
Mit dem plötzlichen Ausfall des IT-Verantwortlichen entstand eine kritische Lücke: Es fehlten Strukturen, Standards und eine verlässliche IT-Betreuung. Cobotec übernahm die vollständige Verantwortung für die IT. Heute läuft sie reibungslos – strukturiert, sicher und durchgehend professionell betreut.

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„Wir konnten dank Cobotec unsere IT nicht nur professionalisieren. Ich kann mir jetzt auch zu 100% sicher sein, dass im Notfall immer jemand für uns da ist und wir so unabhängig von Mitarbeiterausfällen sind.“

Jens Peters, Geschäftsführer Walter Nagel GmbH & Co. KG

Ausgangslage & Herausforderungen

Die IT bei Walter Nagel wurde über Jahre hinweg pragmatisch intern betreut, nebenbei durch einen Entwickler aus dem eigenen Haus. Das funktionierte, solange es keine Ausfälle gab. Mit dem plötzlichen Wegfall dieser zentralen Person wurde deutlich: Ohne professionelle Betreuung fehlten wichtige Grundlagen für einen stabilen IT-Betrieb.

Die zentralen Herausforderungen:

Keine professionelle IT-Struktur:

Administration lief nebenbei, Standards und Prozesse fehlten.

IT-Abhängigkeit von einer Einzelperson:

Der Ausfall des internen IT-Betreuers brachte das Unternehmen in eine kritische Lage.

Fehlende Dokumentation & Zuständigkeiten:

Wissen war nicht übertragbar oder strukturiert hinterlegt.

Unklare Sicherheitslage:

Backup-Strategien und IT-Sicherheit waren nicht verlässlich aufgestellt.

Wachsende Anforderungen:

Mit zunehmender Digitalisierung wurde die bestehende Lösung immer weniger tragfähig.

Lösung & Umsetzung

Cobotec übernahm die vollständige Verantwortung für den IT-Betrieb und führte das Leistungspaket CT | Managed Complete ein – eine Rundum-Betreuung, bei der Cobotec vollständig als externe IT-Abteilung agiert. Die IT-Struktur wurde so innerhalb kurzer Zeit von einer internen Einzellösung zu einem professionellen Betrieb mit klaren Zuständigkeiten und verlässlichen Prozessen weiterentwickelt.

Die wichtigsten Maßnahmen im Überblick: :

Komplette IT-Übernahme:

Vollständige Administration durch Cobotec inklusive Helpdesk, Vor-Ort-Service und Wartung.

24/7-Monitoring & Sicherheit:

Einführung von Sicherheitslösungen, Systemüberwachung und regelmäßigen Updates.

Strategische Beratung:

Enge Abstimmungen mit der Geschäftsleitung, Entwicklung langfristiger IT-Strategien und Investitionsplanung im Einklang mit den Unternehmenszielen.

Standards & Dokumentation:

Etablierung professioneller Prozesse, Sicherheitsrichtlinien und IT-Dokumentation.

Direkter Support für alle Mitarbeitenden:

Ein zentrales Team für alle IT-Anliegen im Unternehmen.

Ergebnisse & Mehrwert

Durch die Zusammenarbeit mit Cobotec wurde die IT bei Walter Nagel vollständig neu aufgestellt – strukturiert, verlässlich und unabhängig von Einzelpersonen. Die Verantwortung liegt heute nicht mehr bei einer Person, sondern bei einem eingespielten Team. Geschäftsleitung und Mitarbeitende sind spürbar entlastet und können sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Das hat sich konkret verbessert:

Unabhängigkeit & Verlässlichkeit:

Die Verantwortung für die IT liegt nicht mehr bei einer Einzelperson – Betreuung, Sicherheit und Betrieb sind heute professionell geregelt.

Kein Risiko durch Ausfall oder Urlaub:

Die Betreuung wird durch ein ganzes Team gewährleistet – intern merkt man personelle Engpässe nicht mehr.

Fokus auf das Kerngeschäft:

Weder Geschäftsführung noch Mitarbeitende müssen sich um IT-Probleme kümmern.

Sicherer IT-Betrieb:

Monitoring, Backups und Sicherheitsstandards sorgen für reibungslose Abläufe.

Strategische Planbarkeit:

Die IT wird heute aktiv und zukunftsorientiert weiterentwickelt, abgestimmt auf die Geschäftsziele und mit klarer Investitionsplanung.

Nachhaltige Entlastung:

Ein zentrales IT-Team steht jederzeit zur Verfügung – technisch, operativ und beratend.

Ein fester Ansprechpartner für alle IT-Themen:

Die Geschäftsführung hat eine klare Schnittstelle, ohne Umwege oder Zuständigkeitschaos.

Sie wollen Ihre Unternehmens-IT ebenfalls professionalisieren?

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen bremst die IT, statt zu beschleunigen. Man reagiert auf Probleme und versäumt es, die IT strategisch weiterzuentwickeln. Kein Wunder, denn oft fehlen einfach Expertise und Ressourcen.

Hier kommen wir ins Spiel. In mehr als 20 Jahren haben wir in über 150 KMUs IT-Standards auf Konzernniveau umgesetzt – maßgeschneidert und budgetgerecht. Ob als kompletter Outsourcing-Partner, für einzelne IT-Bereiche oder für spezifische Projekte: Wir machen Ihre IT leistungsstark, prozesssicher und zukunftsfähig.

Sollen wir es gemeinsam anpacken?

Olaf Malinowski

Geschäftsleitung Cobotec
Telefon: +49 521 915124-0

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