Verlässliche IT für 10 Standorte in der Pflege
Cobotec als externe IT-Abteilung bei Vida leben
Vida leben GmbH ist ein wachsender Pflegedienst mit zehn Standorten in Bielefeld und Gütersloh. Mit dem Wachstum stiegen auch die Anforderungen an Datenschutz, Ausfallsicherheit und zentrale IT-Strukturen.
Gemeinsam mit Cobotec entschied sich Vida leben für den nächsten Schritt: Statt punktueller Unterstützung wurde Cobotec vollständig als externe IT-Abteilung eingebunden. Heute profitiert das Unternehmen von einer modernen IT-Landschaft, umfassenden Betreuung und einer IT, die immer zuverlässig funktioniert.
„Wir fühlen uns sehr wohl bei Cobotec, wir werden durchgehend unterstützt und wir können Cobotec wirklich nur weiterempfehlen!“
Ausgangslage & Herausforderungen
Vida leben wurde bereits in mehreren IT-Bereichen durch Cobotec betreut – die Zusammenarbeit war flexibel aufgestellt und passte gut zur damaligen Unternehmensgröße. Mit dem kontinuierlichen Wachstum auf zehn Standorte stiegen jedoch die Anforderungen: Themen wie die Verfügbarkeit von IT-Systemen, Datenschutz und einheitliche Standards gewannen zunehmend an Bedeutung. Die bisherige Struktur stieß dabei zunehmend an ihre Grenzen.
Die zentralen Herausforderungen:
Verteilte Zuständigkeiten:
Verschiedene Systeme wurden separat betreut – eine übergreifende Struktur fehlte.
Technisch veraltetes Rechenzentrum
Die bestehende Infrastruktur war nicht mehr auf dem neuesten Stand.
Steigende Datenschutzanforderungen:
Der Schutz sensibler Daten wurde komplexer und sicherheitsrelevanter.
Mehrere Standorte:
Eine zentrale IT-Lösung für alle Einrichtungen war nicht vorhanden.
Überlastete IT-Strukturen
Die bestehende IT-Struktur konnte mit der Unternehmensentwicklung nicht mehr mithalten.
Lösung & Umsetzung
IT-Gemeinsam mit Vida leben stellte Cobotec die IT-Struktur vollständig neu auf. Ziel war eine zukunftssichere, zentrale Lösung für alle zehn Standorte – mit maximaler Ausfallsicherheit, einheitlichen Standards und einem spürbaren Plus an Sicherheit im Pflegealltag. Cobotec übernimmt dabei die Rolle der externen IT-Abteilung – inklusive 24/7-Security-Betreuung und proaktivem IT-Management.
Die wichtigsten Maßnahmen im Überblick: :
Neuaufbau der Infrastruktur:
Aufbau eines modernen, leistungsfähigen Cloud-Rechenzentrums mit hoher Ausfallsicherheit.
Zentrale Betreuung aller Standorte:
Einführung einheitlicher Systeme mit standortübergreifendem Zugriff.
Proaktives Monitoring & Support
24/7-Sicherheitsüberwachung und regelmäßige Systempflege.
Zentrale Helpdesk-Betreuung
Ein fester Ansprechpartner für alle Standorte und IT-Anliegen mit direktem Zugang zu schnellem Support im Pflegealltag.
Datensicherheit & Compliance:
Absicherung sensibler Patientendaten gemäß DSGVO und branchenspezifischer Vorgaben.
Minimale Unterbrechung im Alltag:
Umstellung aller Standorte innerhalb von zwei Wochen – inklusive Hardware, Netzwerk und Migration.
Ergebnisse & Mehrwert
Durch die vollständige Betreuung durch Cobotec und die Modernisierung der IT-Infrastruktur profitiert Vida leben heute von stabilen Abläufen, klaren Zuständigkeiten und einem IT-System, das mit dem Unternehmen mitwächst. Die Mitarbeitenden vor Ort können sich auf ihre Arbeit konzentrieren – ohne IT-Frust oder Unterbrechungen.
Das hat sich konkret verbessert:
Zuverlässige IT an allen Standorten:
Einheitliche Systeme sorgen für reibungslose Abläufe – unabhängig vom Standort.
Hohe Ausfallsicherheit:
Redundante Systeme und Monitoring minimieren Störungen im Pflegealltag.
Mehr Sicherheit für sensible Daten:
DSGVO-konforme Infrastruktur schützt Patienten- und Unternehmensdaten.
Zentrale Ansprechpartner:
Cobotec betreut alle IT-Themen – schnell, verständlich und aus einer Hand.
Zukunftsfähige Basis:
Die neue Struktur ist skalierbar – auch bei weiterem Wachstum bleibt die IT leistungsfähig.
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Olaf Malinowski
Geschäftsleitung Cobotec
Telefon: +49 521 915124-0