Wieviel darf IT kosten?
Richtschnur für Ihre IT-Kostenplanung
Wieviel darf IT kosten?
Viele Unternehmen fragen sich, wie hoch ihre IT-Kosten sein sollten. Dabei ist es natürlich schwer eine feste Größe zu nennen oder die individuellen Kosten für IT-Dienstleistungen in einem Unternehmen vorauszusagen. Wir versuchen Ihnen hier dennoch eine grobe Richtschnur zu geben und zu erklären, warum Sie bei Ihren IT-Ausgaben nicht am falschen Ende sparen sollten. Soviel vorneweg: Erfolgreiche Unternehmen investieren in ihre IT. Und das hat seinen Grund.
Die Sache mit dem Einzelkämpfer für IT
Kürzlich hatten wir ein Gespräch mit einem neuen Kunden, der nach einer zuverlässigeren Alternative für seine IT-Betreuung suchte. Mit seinem bisherigen Dienstleister war er immer unzufriedener geworden. Sein Unternehmen ist in der Baubranche tätig, beschäftigt knapp 40 Mitarbeiter, davon 12 mit festen Desktop-Arbeitsplätzen im Büro.
Das was er beschrieb, klang nach dem typischen Einzelkämpfer, der gerade in kleineren Unternehmen für die gesamte IT verantwortlich ist: der IT-Frickler. Der IT-Frickler – nennen wir ihn der Einfachheit halber Jörg – ist per se kein schlechter Typ. Er ist durchaus kompetent und hat tiefes Fachwissen, weshalb er meist über die Empfehlung der Geschäftsführung, einem Freund der Frau vom Kollegen oder eines Geschäftspartners in diese Position kam. Allerdings: Jörg hat kein Team im Hintergrund, keine standardisierten Prozesse, pflegt keine Partnerschaften – er möchte sich nach Feierabend in seinem Hauptjob einfach noch ein bisschen was dazu verdienen.
Unser Kunde war lange Zeit zufrieden mit ihm – grundsätzlich hat er die Dinge am Laufen gehalten, konnte bislang auch für jedes Problem eine Lösung finden und das zu einem unschlagbaren Preis. Die Kosten für IT-Dienstleistungen sollten schließlich so gering wie möglich sein.
Das große Problem: Jörg arbeitet eigentlich nur nachts, weil er im Grunde viel zu viel zu tun hat. Das heißt, für akute Probleme ist er schier unmöglich spontan zu erreichen. Außerdem hat unser Kunde immer das Gefühl, dass Jörg zwar alles umsetzt, was man ihm aufträgt, aber wenig proaktiv kommt. Gerade in Zusammenhang mit IT-Sicherheit ist er zusehends verunsichert und würde sich doch mehr Beratung hinsichtlich neuer Technologien und Möglichkeiten wünschen.
Wir erlaubten uns eine Zwischenfrage: Wieviel kosten die IT-Leistungen von Jörg denn monatlich?
„Knapp 500,- Euro“, meinte unser Kunde. „Aha“.
Kosten für IT-Dienstleistungen: wenn du investierst, investiere richtig!
Wir waren geschockt, ließen es uns aber nicht anmerken. 500,- Euro im Monat bedeuten, wenn man von einem sehr geringen und nur durch den Nebenerwerb machbaren Stundenlohn von 50,- die Stunde ausgeht, gerade einmal 10 Stunden, die Jörg monatlich für die Betreuung der IT-Infrastruktur unseres Kunden aufwendet. Das ist zum einem viel zu weit weg von dem Aufwand, der erforderlich wäre, um alle Systeme up-to-date und vor allem vor Angriffen sicher zu halten. Zum anderen können wir uns ungefähr vorstellen, wie chaotisch die Systeme aufgebaut sind. Denn bei diesem Stundenkontingent ist es nur verständlich, dass Jörg permanent quick und damit auch dirty arbeiten muss. Sprich, je länger Jörg so vor sich hinfrickelt, umso schlimmer und aufwändiger wird es für jeden IT-Dienstleister danach, dieses Chaos wieder in geordnete Bahnen zu bringen. Und was ist eigentlich, wenn Jörg einen Skiunfall hat? Oder nach Lanzarote auswandern und in den AgroTourismo einsteigen will? Wer übernimmt dann seine Aufgaben und findet sich im Jörgiversum zurecht?
Kurzum: diese 500,- Euro hören sich zuerst sehr verlockend an und sind lange Zeit, in der alles zu Laufen scheint, sicher auch zufriedenstellend angelegt. Doch je länger Jörg so vor sich hinbastelt, desto länger verbrennt dieses Geld, weil es irgendwann zu dem Moment kommen wird, an dem ein anderer übernehmen muss, eine Security-Panne, sprich ein Ransomware-Angriff stattfindet oder die IT-Struktur so veraltet und zusammengebastelt ist, dass sie mit jeder zusätzlich benötigten Kapazität oder Funktionalität zusammenbricht. Kommen also die vermeintlich eingesparten IT-Kosten, nicht am Ende doch wieder zurück?
Erfolgreiche Unternehmen investieren in ihre IT
Wie hoch sollten also die Kosten für IT in einem Unternehmen sein, wenn sie performant, skalierbar, innovativ und ausreichend geschützt sein soll?
Bevor wir diese Frage beantworten, möchten wir einen kurzen Blick auf die großen Player am Markt richten – uns also einmal ansehen, welchen Stellenwert erfolgreiche Unternehmen ihrer IT zumessen.
Im neuesten State of Tech Spend Report 2021 von Flexera wurden 474 leitende Führungskräfte und hochrangige Manager aus der IT-Branche zu ihren Einschätzungen bezüglich der kommenden IT-Kosten befragt. Die Umfrage umfasste nur Unternehmen mit mindestens 2.000 Mitarbeitern, wobei 52 % in Unternehmen mit 10.000 oder mehr Mitarbeitern beschäftigt sind.
Die Umfrage ergab, dass im Schnitt 7,5% des Umsatzes in Ausgaben für ihre IT fließen, wobei Technologie-nahe Branchen im Bereich Hosting/Cloud und Software sogar zwischen 10% und 15% dafür ausgeben.
Wer auf seinem Gebiet erfolgreich bleiben und sich von der Konkurrenz abheben will, muss Innovationen treiben und technisch immer auf dem neuesten Stand sein. Erfolgreiche Unternehmen wissen das und sie wissen, dass ihre IT-Abteilung dafür den Schlüssel darstellt. Daher ist neben dem Erhalt und der Sicherung des laufenden Geschäftsbetriebs auch immer die Innovation die weitere große Kostenstelle in der IT. 36% der IT-Kosten fließen in den Bereich Innovation: sei es, um neue, effizientere Tools einzuführen, die IT-Infrastruktur zu verbessern, die Produktion smart zu machen oder um selbst innovative IT-gestützte Produkte zu entwickeln.
IT-Kostenplanung: Mit diesen Kosten für IT-Dienstleistungen sollten Sie rechnen
Nun aber Butter bei die Fische: gibt es eine Empfehlung, wie hoch die Kosten für IT im Unternehmen sein sollten? Natürlich nicht. Sorry, an dieser Stelle. Es ist wie immer: es kommt darauf an. Und zwar auf so viele unterschiedliche Faktoren, wie Branche, Unternehmensgröße, Art und Umfang der genutzten Software-Tools, Stand der bisherigen IT-Infrastruktur, Verteilung interne Mitarbeiter und Outsourcing-Kosten, etc., sodass wir hier unmöglich eine generelle Aussage treffen könnten.
Allerdings: ein ungefährer Anhaltspunkt kann, wie oben schon genannt, der jährliche Umsatz sein. Mit 7,5 % kommen Sie unseres Erachtens sehr weit – umso mehr, wenn diese Kosten in ein professionelles und standarisiertes IT-Outsourcing eines geeigneten IT-Systemhauses fließen.
Sehen wir uns all unsere Kunden und deren monatliche Kosten für Managed Services bei uns an, können wir einen weiteren Anhaltspunkt geben: die IT-Kosten pro Mitarbeiter belaufen sich bei unseren Kunden im Schnitt auf 150,- pro Monat.
IT-Kosten richtig planen – keine Panikkosten riskieren
Und noch etwas scheint, zumindest aus unserer Perspektive, völlig offenkundig zu sein: Sie sollten Ihre IT niemals nur einer Person anvertrauen. Denken Sie an den Skiunfall oder die Auswanderung…die IT ist das Herzstück Ihres Unternehmens und muss unter allen Umständen zu jeder Zeit abgesichert und verfügbar sein. Was passiert, wenn Ihr IT-Mitarbeiter plötzlich ausfällt? Sie müssen schnellstmöglich Lösungen finden, treffen vermutlich kopflose Entscheidungen und bezahlen aus Panik einen hohen Preis, an Dienstleister, die sich das Brandlöschen (zu Recht) teuer bezahlen lassen.
Rechnen Sie also immer mit mindestens zwei festangestellten Mitarbeitern. Wenn Sie 4.000,- für einen durchschnittlich bezahlten IT-Mitarbeiter in Vollzeit ausgeben, sollten Sie insgesamt von einem Budget von 8.000,- ausgehen.
IT-Outsourcing – mehr Vorteile als man denkt
Oder Sie denken darüber nach, dieses Geld lieber in einen externen Dienstleister zu investieren, der nicht nur mehrere Experten immer für Sie zur Verfügung hat, sondern auch nach markttypischen Standards arbeitet, effektive Prozesse installiert, kostensparende Lizenzmodelle anbieten kann und für Sie täglich die neuesten Trends aufspürt. Und wenn man das mal gegenrechnet, können wir Ihnen eins ziemlich sicher versprechen: so teuer ist das nicht.
Jetzt aber wirklich? Gern!
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre individuellen Kosten berechnen!
